スキャニングサービスのご紹介

日々仕事をしていく上で、どうしても増えてしまう書類などの紙類。


情報共有するべき書類が上手に共有されない。
顧客情報や契約書などの重要書類の紛失が心配。
保管するものが多くキャビネットに入りきらない。
ファイリングや必要な書類を探すのに手間と時間がかかる。
使用頻度が高い書類は紙の劣化や汚れがひどい。


以上のような問題に直面することも多いのではないでしょうか。
そこで、弊社のスキャニング(画像データ化)サービスをご紹介したいと思います。



 スキャニングサービス

 

 メリット


・迅速な情報共有
 多くの人が同時にひとつの書類を閲覧することが可能です。
 また、書類を自分の席から閲覧することができるので作業効率がよくなります。


・省スペース化・スペースの有効活用
 紙の書類を残しておく必要がなくなるので、保管場所が必要ありません。
 空いたスペースを有効活用することが可能です。


・業務効率の改善
 必要な書類を迅速に見つけることが可能です。
 また、ファイリング作業が発生しません。
 そのため、検索時間の短縮やファイリング時間と手間の削減が実現し業務効率がよくなります。


・紛失防止とセキュリティ確保
 重要書類の紛失が軽減されます。
 そのため、セキュリティ面で安心です。
 また、サーバに残しておくことで自然災害時のリスク分散につながります。


・原票・原本の劣化防止
 書類を見るときに原票・原本を使用しないので劣化や汚れを防ぐことが可能です。


・コスト削減
 紙の使用枚数の削減や場所代の軽減などコスト削減につながります。


・OCR(光学式文字読み取り装置)で利便性の向上
 紙の原票・原本を文字データとして読み込みます。
 日付や管理番号など文字の一部を指定してファイル名にすることができるので、
 フォルダ仕分けもご要望通り行うことが可能です。
 他にも、必要な書類の検索効率がアップしたり、
 マークシートや記述式のアンケートの回答をCSVやEXCEL形式の一覧にして有効活用することが可能です。


以上のように、スキャニングすることによって様々な課題が解決します。


 スキャニングサービスの流れ



 事例


■各店舗ごとに蓄積された書類をデータ化して情報共有。
  売り場展開・企画資料、お客様からのクレーム報告書など各店舗で蓄積された書類を
  データ化することで保管スペースを省き、また各店舗でスムーズに情報共有することが可能です。


■個人情報や契約書などの重要書類をデータ化して紛失防止。
  ポイントカード申込書、ギフト発注書などの個人情報をデータ化することで紛失を防ぎます。
  OCRを利用して、DM用の住所録として活用したり、売れ筋商品の分析などに活用することが可能です。



御社に適切な方法をご提案したいと思いますので、
書類でお困りのことがありましたら、スキャニングサービスのことを思い出して頂ければと思います。



2012/01/26 作成


システム開発・アウトソーシングの高崎共同計算センター